Politique externe de confidentialité
Table des matières
Désignation
Le groupe AF2A est un ensemble d’organismes de formation professionnelle spécialisés sur les secteurs de la banque-finance, de l’assurance et d’autres domaines transversaux. La présente Politique externe de confidentialité concerne plus particulièrement les sociétés suivantes :
- ASSURANCE FORMATION AUDIT ACCOMPAGNEMENT (AF2A) immatriculée au RCS Paris B 444 495 881 00021 (Siret) et ayant pour Numéro de déclaration d’activité¹ : 11 75 37 77 775. Son siège social est fixé au 64 rue de Miromesnil à Paris 75008.
- AF2A BANQUE FINANCE ASSURANCE (AF2A BF) immatriculée au RCS Paris B 933 490 039 00015 (Siret) et ayant pour Numéro de déclaration d’activité¹ : 11 75 71 07 375. Son siège social est fixé au 64 rue de Miromesnil à Paris 75008.
- Sumatra by AF2A : immatriculée au RCS Paris B 53049735300033 (Siret) et ayant pour Numéro de Déclaration d’activité1 : 11 75 72 90 175. Son siège social est fixé au 64 rue de Miromesnil à Paris 75008.
Le groupe AF2A est ci-après désigné comme « AF2A »,
¹ Ne valant pas agrément de l’état
Fondements juridiques des traitements effectués
AF2A traite des Données recueillies selon plusieurs modalités :
- via le formulaire de contact ou le bulletin d’inscription qui sont soumis au consentement de la Personne Concernée ;
- dans le cadre de l’exécution des obligations au titre d’un contrat conclu avec la personne concernée ;
- dans le cadre de ses obligations en tant qu’organisme de formation ;
- dans le cadre de la prospection et communication commerciale conformément aux conditions définis par la CNIL applicable aux relations entre professionnels.
Modalités de la collecte de données
La collecte peut se faire directement auprès des personnes via les formulaires de contact ou d’inscription des sites internet.
Pour les données relatives aux formations, la collecte peut également se faire indirectement auprès des employeurs, clients d’AF2A. Dans cette dernière hypothèse, AF2A informe le stagiaire des caractéristiques du traitement et des droits dont celui-ci dispose en matière de protection des Données.
Ses informations lui sont transmises avec sa convocation en formation qui contient un lien lui permettant d’accéder à la Politique externe de protection des données personnelles et l’adresse de contact rgpd@af2a.com pour faire valoir ses droits d’accès, de modification et de suppression.
Type de Données collectées
Conformément à la législation en vigueur et en application du principe de minimisation de la collecte, AF2A ne collecte que les Données strictement nécessaires aux finalités du traitement telles que portées à la connaissance des Personnes Concernées.
Les Données susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :
- Données d’identification : nom, prénom, civilité, date de naissance, coordonnées professionnelles (adresse, téléphone, télécopie, email) ; adresse d’expédition de la convocation des stagiaires à l’action de formation ;
- Données relatives à la vie professionnelle : CV, profession / fonction, niveau d’étude, domaine d’activité, catégorie socioprofessionnelle, date de recrutement, profession / fonction, type de contrat de travail ;
- Données de connexion et de navigation (adresses IP, logs) ;
- Données relatives à l’action de formation : programme de formation, évaluation du stagiaire dans le cadre de l’action de formation, évaluation des connaissances ; attestation de présence, feuille de présence, attestation d’assiduité.
Finalités de la collecte et des traitement mis en œuvre par AF2A
AF2A n’utilise les Données dont elle est en possession que pour les finalités suivantes :
Mise en œuvre des opérations relatives à la gestion des clients : contrats, commandes, factures, comptabilité, comptes clients, suivi de la relation client, élaboration de statistiques commerciales, prospection commerciale, gestion des impayés et du contentieux, gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus.
Mise en œuvre des opérations relatives à la prospection : gestion d’opérations techniques de prospection, sélection de personnes pour réaliser des actions de prospection, d’étude et de promotion, opérations de sollicitations.
Mise en œuvre des opérations relatives aux actions de formation : inscription, convocation, préparation de l’action de formation (questionnaire pré-formation et tests techniques), organisation et tenue de l’action de formation physique ou en ligne, résultats de l’évaluation des acquis de la formation, établissements et envoi des justificatifs de l’action de formation (feuille de présence, attestation, évaluation, diplôme), gestion des comptes d’accès (CAP Compétence), facturation de l’action de formation, diffusion des fiches de présentation des formateurs sur le site internet.
Mise en œuvre des opérations d’information et de communication via le site internet accessible à l’adresse https://af2a.com : service de communication au public en ligne et suivi statistique
Mise en œuvre des opérations relatives à la gestion des fournisseurs :contrats, commandes, réceptions, factures, règlements, gestion des comptes fournisseurs, gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition ; établissement des titres de paiement, établissement des statistiques financières et de chiffre d’affaires par fournisseur, établissement des sélections de fournisseurs pour les besoins de l’entreprise, constitution et mise à jour d’une documentation sur les fournisseurs.
Mise en œuvre du recrutement : instruction des candidatures, entretiens d’embauche et sélection des candidats.
AF2A ne traite les Données collectées que pour les finalités précitées et ne procède à aucun croisement de Données et aucune méthode de profilage.
Modalités de conservation des Données par AF2A
La durée de conservation dépend de la nature du contact (client ; prospect ; fournisseurs ; stagiaires) et des usages du secteur.
En principe, les Données recueillies par AF2A sont conservées pendant 5 ans (prescription de droit commun) tant qu’elles sont nécessaires aux finalités du traitement et archivées au-delà.
Certaines Données sont conservées pour une durée plus longue afin de répondre aux exigences légales, et notamment les pièces justificatives comptables qui sont conservées pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, ou les données liées aux certifications AMF qui doivent être conservées sans limitation de durée.
Certaines Données sont conservées pour une durée plus courte et supprimées au-delà de :
- 3 ans sans réponse à aucune sollicitation, s’agissant des Données des prospects ;
- 2 ans s’agissant des CV des candidats, sauf demande de suppression antérieure.
Destinataires des Données
Les Données collectées par AF2A pour les besoins de l’organisation des actions de formation professionnelle peuvent également être transmises à l’entreprise à l’initiative de la commande de formation, aux organismes financeurs, à la Direccte et d’une manière générale à tout acteur privé ou public intervenant dans le cadre de la formation professionnelle. Hors ces cas, les Données collectées par AF2A ne sont jamais communiquées à des tiers et ne donnent lieu à aucune utilisation commerciale externe à AF2A.
Certaines Données pourront également être transmises aux organismes publics et aux personnes chargées du contrôle (administration fiscale, commissaires aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle), aux organismes financiers teneurs des comptes mouvementés, ainsi qu’aux personnes en charge de la défense des intérêts d’AF2A et aux autorités judiciaires et administratives, le cas échéant.
Transfert de Données hors UE
Droits des Personnes Concernées sur leurs Données
Les Personnes Concernées sont informées qu’elles disposent, conformément à la loi en vigueur, des droits suivants :
- Droit d’accès qui permet d’obtenir la confirmation que des Données la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites Données ;
- Droit de rectification qui permet d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des Données qui sont inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, le droit d’obtenir que les Données soient complétées ;
- Droit d’opposition qui permet de refuser, pour motifs légitimes, de figurer dans un fichier (notamment dans le cadre de la prospection commerciale) ;
- Droit à l’effacement qui permet d’obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de Données lorsque certains motifs sont réunis ;
- Droit à la portabilité des Données qui permet de récupérer les Données sous une forme aisément réutilisable, et, le cas échéant, les transférer ensuite à un tiers ;
- Droit d’obtenir la limitation du traitement des Données lorsque certains éléments sont réunis ;
- Droit relatif à la mort numérique qui permet définir des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication des Données après le décès.
Les Personnes Concernées peuvent également introduire toute réclamation relative au traitement de leurs Données, auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 Place de Fontenoy, 75007 Paris ; https://www.cnil.fr/).
Interlocuteur d’AF2A en matière de protection des Données
Toute demande d’information ou d’exercice d’un des droits précités doit être adressée à l’adresse suivante : rgpd@af2a.com